Makros, VBA, Interaktion und Usability

Office- Programme sind ausgereift (von kleinen Rückfällen abgesehen), stabil und effizient in der Anwendung.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht noch verbessert werden können. Hierzu bieten sich diverse Möglichkeiten an:

Makros

Makros sind Befehlsfolgen, die mit dem sogenannten Makro- Recorder aufgezeichnet werden. So macht es in Word Sinn, Vorlagen für Briefe, Faxe, Kurzmitteilungen usw. per "Knopfdruck" zu laden.

Im Beispiel wurde hierzu das Menü um die Registerkarte "User" erweitert.
Alternativ wäre eine Einbettung in die darüber liegende Schnellzugriffsleiste möglich gewesen.

VBA (Visual Basic for Applications)

VBA ist die Programmiersprache der Officewelt. Sie setzt da auf, wo der Makrorecorder endet. Zwar kann jede Office- Applikation durch VBA in seinen Fähigkeiten erweitert werden, jedoch macht dies üblicherweise nur bei Access- Anwendungen Sinn. Allerdings kann eine kleine VBA- Anwendung, wie hier zur Adresseingabe in Word hilfreich sein. Im übrigen sind die Grenzen zwischen Makro und VBA zwischenzeitlich fließend. Üblicherweise sollte es möglich sein, dass Ihr Personal- die entsprechende Schulung vorausgesetzt- Makros selbst erstellen kann, während VBA zusätzliche weitreichende Kenntnisse erfordert.

 

 Interaktion

Office Programme sind in der Lage, direkt mieinander zu arbeiten.
Standardbeispiel ist die Einbindung einer Excel- Tabelle in Word. Word- Tabellen sind für Berechnungen etwas unhandlich. Wird allerdings eine Excel- Tabelle in Word eingebunden, steht die gesamte Funktionalität von Excel direkt in Word zur Verfügung. Ein ähnliches Beispiel ist die Verwendung von Excel- Diagrammen in Powerpoint. Weiterhin ist der Datenaustausch zwischen den verschiedenen Programmen von Bedeutung.

 

Usability

Damit soll die Bedienbarkeit der Programme verbessert werden. Office- Programme sind heute mit einer Vielzahl von Bedienungsmöglichkeiten überfrachtet. Dies führt entweder zur Verwirrung der Benutzer oder es verführt zu ausschweifenden Formatierungen, deren Kosten- Nutzen- Vergleich inakzeptabel ist. Durch Ausblenden überflüssiger Befehle und ergonomisch sinnvolle Anordnung wird effizienter gearbeitet.