Kontaktverwaltung in Outlook

Das Anlegen neuer Kontakte in Outlook 2010 sollte für den Anwender kein Problem darstellen.
Sie sollten lediglich darauf achten, dass Sie Namen und Adressen in das jeweilige Formular eintragen, dass sich mit der Schaltfläche mit den 3 Punkten öffnet. Sie sind dann sicher, dass die einzelnen Namens- und Adressbestandteile an der richtigen Stelle eingetragen werden.
Sollten Sie die Kontakte für Word- Serienbriefe verwenden, dann setzen Sie zusätzlich zur Adresse auch den Haken bei „Dies ist die Postadresse".

Problematisch ist eher die amerikanische Sortierweise nach Vorname, Nachname.Um dies zu ändern gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie nach Datei- Informationen und rufen die Kontoeinstellungen auf:

 

 

 

 

 

 

 

 


2. Wählen Sie den letzten Reiter Adressbücher und öffnen das Outlook- Adressbuch per Doppelklick:

 

 

 

 

 

 

3. Wählen Sie die rechte Option "Wie speichern unter"

 

 

 

 

 

 

 

 



4. Wechseln Sie jetzt in das Register Datei- Optionen- Kontakte und stellen die Ablage- Reihenfolge auf Nachname, Vorname oder ggf. auf Firma (Nachname- Vorname).
Die darüber liegende Namensreihenfolge Vorname- Nachname können Sie belassen.

 

 

 

 

 


5. Den Erfolg sehen Sie jetzt bei der Eingabe eines neuen Kontaktes. Bedenken Sie allerdings, dass vorhandene Kontakte ggf. von Hand umgestellt werden müssen.
Die Namensanzeige selbst wird in der Reihenfolge Vorname- Nachname angezeigt.
Im Feld „Speichern unter“ wird die Reihenfolge Nachname- Vorname oder Firma (Nachname- Vorname) eingehalten.
Das Feld E-Mail, „Anzeigen als“ bleibt davon unberührt. Dies spielt für die folgende Betrachtung keine Rolle, kann aber von Hand dauerhaft geändert werden.

 

 

 

 

 

 


6. Wenn Sie sich als Übersicht eine Liste mit den Feldern „Firma“, „Nachname“, „Vorname“ anlegen, können Sie nach jeder dieser Spalten sortieren, weitergehend können auch noch Filter gesetzt werden.

 

 

 

 

7. Wenden Sie dies nun in einer neuen E- Mail an.
Klicken Sie in der Mail auf „An…“ und wählen Sie aus der Liste aus. Diese ist nach Firma, Nachname, Vorname sortiert und sollte daher problemlos anwendbar sein. Die Felder „Anzeigename“ und „E- Mailadresse“ spielen hier keine Rolle mehr.

Sollten Sie allerdings eine Mailadresse von Hand eingeben, wird Sie vom System natürlich nur erkannt, wenn Sie die Abspeicher- Reihenfolge einhalten- diese ist im Normalfall eben Vorname- Nachname. Allerdings können Sie nach der Eingabe von 3 Buchstaben die Suchen- Funktion nutzen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Anmerkung:
Die Konstellation mit der Eingabe von Firmennamen ist äußerst rudimentär.
Wenn Sie einen Kontakt mit Firmeneintrag geöffnet haben, können Sie einen neuen Kontakt mit automatischem Eintrag der Firmendaten anlegen. Damit sind zumindest Schreibfehler ausgeschlossen. Werden allerdings später Daten der Firma verändert, wie z.B. Rechtsform oder Telefonnummer, müssen Sie jeden Eintrag einzeln ändern. Dies führt erfahrungsgemäß zu fehlerhaften Einträgen,

Der Einsatz von maßgeschneiderten Datenbanklösungen sollte daher ab ca. 200 Kontakten in Erwägung gezogen werden.