Übernahme von Zahlen aus Excel in den Serienbrief

Für einen Serienbrief oder Etikettendruck werden die Daten meist aus Excel übernommen. Allerdings werden die Zahlenformate, wie z.B. Währung nicht berücksichtigt.
Für die Problemlösung gibt es 2 verschiedene Wege, hier am Beispiel von Word 2010 demonstriert:

1. Datenimport:

Gehen Sie in die "Optionen", Register "Erweitert" und scrollen bis an das Ende, setzen Sie einen Haken bei "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen". Bei dieser Gelegenheit können Sie auch gleich das Feld für die Postanschrift ausfüllen, da dies im Serienbrief als Absenderangabe weiterverwendet werden kann.
Darunter würden Sie auch gleich noch die Einstellung der Speicherorte für Vorlagen und Dokumente finden..
Im Serienbrief suchen Sie jetzt unter "Empfänger auswählen" ihre E
xcelliste und erhalten einen Dialog wie angezeigt. Üblicherweise bestätigen Sie hier mit "Ok", in unserem Fall setzen Sie den Haken bei "Alle anzeigen" und wählen die Option "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)". Ignorieren Sie, dass das neue Excel- Datenformat *.xlsx oder *.xlsm lautet.
Über die neuen Datenformate und den Unterschied der Übertragung als DDE statt OLE wollen wir an dieser Stelle nicht eingehen.

Setzen Sie jetzt im Serienbrief die Seriendruckfelder und testen Sie das Ergebnis aus.
Die beschriebene Methode des speziellen Datenimports sollten Sie dann verwenden, wenn Sie Ihre Serienbriefe jeweils neu erstellen und nicht auf Vorlagen zurückgreifen können.

2. Feldfunktion

Bei dieser Methode importieren Sie Ihre Daten wie gewohnt und fügen die Seriendruckfelder ein. Zahlen werden Ihnen nun im Standardformat angezeigt. Markieren Sie das betreffende Feld und wählen mit der rechten Maustaste die Option "Feldfunktion ein/aus". Hatten Sie vorher die Anzeige «Umsatz», so sehen Sie jetzt { MERGEFIELD "Umsatz" }. Setzen Sie die Schreibmarke direkt vor die schließende Klammer und geben die folgende Formatanweisung ein: \# "#.##0,00 €"
Schalten Sie die Feldfunktion wieder aus und testen Sie das Ergebnis.
Diese Methode eignet sich für Vorlagen, die Sie immer wieder verwenden.

Im übrigen können Sie mit der Taste F9 die Inhalte von Feldern aktualisieren, mit ALT F9 schalten Sie die Feldfunktion ein und aus.